Tổ chức sự kiện (Event Planning) là công việc góp phần “đánh bóng” cho
thương hiệu, cho sản phẩm dịch vụ mà một công ty thông qua tổ chức sự
kiện. Đây là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu, tri ân
đối tác, khách hàng, các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, giúp
thúc đây thông tin hai chiều và tăng cường mối quan hệ có lợi cho doanh
nghiệp.
Để một sự kiện thành công thì nhất thiết đơn vị tổ chức sự kiện phải
thiết kế kịch bản cho sự kiện, sự chắp nối các chương trình trong một sự
kiện cũng như tính ấn tượng mà sự kiện ấy mang lại sẽ là tiền đề cho sự
thành công của sự kiện.
Để tổ chức một sự kiên thành công luôn phải trải qua những quy trình sau:
+ Hình thành chủ đề (theme) cho event: chủ đề này sẽ chịu sự ràng buộc và chi phối bởi nhiều vấn đề vĩ mô như luật (regulation), khu vực tổ chức (site choise), văn hoá riêng của khách hàng (client culture), nguồn lực (resource); và những vấn đề vi mô như địa điểm tổ chức (venue), cách thức phục vụ (entertaiment, artist, speaker), cách trang trí (decoration), âm thanh ánh sáng (sound and light), các kỹ xão hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects).
+ Viết chương trình (proposal): là cách tạo sản phẩm event trên giấy tờ. Chương trình này sẽ được gửi đến khách hàng với bàng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng. Thông thường, đối với 1 event, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo sự khác biệt giữa các công ty event với nhau. Nhưng, 1 ý tưởng hay vẫn chưa bảo đảm cho sự thành công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức.
+ Hoạch định: đó là quá trình mà người hoạch định sẽ hình thành trước trong đầu các công việc cần thiết cho event. Kết quả của việc hoạch định sẽ là Các công việc cần – Required jobs (ví dụ như: chuẩn bị đặt hàng cho dàn dựng và trang trí, tiến hành dàn dựng và trang trí địa điểm tổ chức sự kiện, tổng đợt chương trình..); Bảng phân công công việc – Checklist (ai sẽ chịu trách nhiệm đặt hàng và hối thúc các nhà cung cấp) và Thời hạn hoàn thành công việc – Timeline.
+ Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát: lúc này mọi người sẽ thực hiện công việc đặt ngoài (outsourcing) theo kế hoạch và có sự giám sát của các trưởng bộ phận.
+ Tổ chức event và theo dõi event: các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại đề cùng giải quyết vấn đề ngay tại chỗ.
+ Kết thúc event, chuyển đồ đạc về kho (removal): dọn dẹp nơi tổ chức (cleaning), sữa lại các vật dụng đã sử dụng (repair), thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage)…
+ Họp rút kinh nghiệm: sau khi event kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.
Với một quy trình chuyên nghiệp, chúng tôi đảm bảo cho việc tổ chức sự kiện của doanh nghiệp thành công và mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.
Beedesign 093.7979.390 (Mr. Khung) - 0918.273.899 (Ms. Hà)
No comments:
Post a Comment